Nie każdy o tym mówi, ale wdrożenie KSeF bardzo szybko pokazuje, w jakim stanie są procesy w firmie. Sam system nie jest ani trudny, ani problematyczny. Problem zaczyna się wtedy, gdy chcemy go „dopasować” do sposobu pracy, który już wcześniej ledwo działał.

Miałem sytuację u klienta, który był przekonany, że wszystko ma pod kontrolą. Faktury były „przetwarzane na czas”, zespół kompetentny, zero problemów. Dopiero kiedy przeanalizowaliśmy proces krok po kroku, wyszło, że część dokumentów była księgowana z opóźnieniem, a część… po prostu czekała, aż ktoś się nimi zajmie. Tylko nikt tego wcześniej nie monitorował.

I to jest moment, w którym KSeF wprowadza porządek przez chaos. Bo nagle nie da się już działać „na wyczucie”.

Zamiast dokładać kolejną warstwę nieuporządkowania, lepiej zrobić krok w tył i przeanalizować, jak faktycznie funkcjonuje obieg faktury. Gdzie jest przekazywana? Kto ją obsługuje? Ile razy ktoś wprowadza informacje ręcznie? W większości przypadków wychodzi na jaw, że problemem nie jest brak narzędzia, tylko zbyt duża ilość ręcznej pracy.

Dopiero wtedy ma sens wdrożenie czegoś takiego jak Program do fakturowania Ministerstwo Finansów.System importuje dokumenty bezpośrednio, rozpoznaje dane i kieruje do kolejnych etapów bez udziału kilku osób po drodze. Niby nic wielkiego, ale w praktyce eliminuje największe ograniczenie procesu.

Żeby było jasne – to nie jest tak, że wszystko nagle funkcjonuje bez zarzutu. Na początku zawsze pojawia się opór. Ktoś musi zmienić sposób pracy, ktoś musi się przyzwyczaić do nowego podejścia. Ale to ustępuje szybciej, niż się zakłada.

Jeśli ktoś chce uznać KSeF tylko jako formalność, to da się to zrobić – sprawnie, minimalnym nakładem i bez większych zmian. Tylko wtedy pozostaje się z tym samym problemem, tylko w nowej wersji.

Natomiast firmy, które wykorzystują ten moment, żeby uporządkować procesy, bardzo szybko zauważają różnicę. Mniej manualnej pracy, mniej nerwów i w końcu rzeczywista kontrola nad tym, co dzieje się z fakturami.